Kotak pos

Kotak pos (Bahasa Inggris: post office box atau biasa disingkat menjadi P.O. BOX) adalah sebuah kotak yang diletakkan di kantor pos, dan dilengkapi dengan kunci serta diberi alamat unik.

Pada beberapa wilayah, terutama di Afrika, tidak ada jasa pengantaran surat, contohnya di Kenya.^[1] Sehingga, menyewa sebuah kotak pos menjadi satu-satunya cara untuk dapat menerima surat di wilayah yang seperti ini. Namun, beberapa negara, seperti Mesir, telah memperkenalkan jasa pengantaran surat.^[2]

Secara umum, kotak pos yang ada di kantor pos dapat disewa oleh perorangan maupun organisasi, dengan biaya sewanya dibayar tiap bulan atau tiap tahun, dan biaya tersebut tergantung pada ukuran kotaknya. Kotak pos yang disediakan di kawasan perkotaan biasanya lebih mahal daripada kotak pos di kawasan pedesaan.

Di Amerika Serikat, biaya sewa kotak pos dulu^{[per kapan?]} sama di semua negara bagian. Namun kini, biaya sewa kotak pos dibedakan berdasarkan lokasinya. Selain itu, pelanggan tertentu dapat menyewa kotak pos secara gratis, terutama apabila jasa pos tidak melayani pengantaran surat ke wilayah rumahnya.

Di Britania Raya, kotak pos milik Royal Mail biasanya hanya seukuran lubang merpati dan ditempatkan di dalam kantor penyortiran yang hanya dapat diakses oleh pegawai. Tiap penyewa kotak pos akan diberi kartu yang berisi informasi mengenai nomor kotak pos dan nama kantor posnya. Penyewa harus menunjukkan kartu ini saat akan mengambil surat di dalam kotak pos. Dengan biaya tambahan, Royal Mail juga dapat mengantarkan surat yang dikirimkan ke kotak pos langsung ke alamat penyewanya.

Sejumlah perusahaan swasta (seperti United Parcel Service dan badan penerima surat komersial) juga menawarkan penyewaan kotak surat di tempat umum. Perbedaannya adalah bahwa surat yang dikirim ke kotak surat ini harus dialamatkan ke alamat lengkap (disertai dengan nomor kotak), tidak dapat hanya dialamatkan ke "PO BOX 10000".^[3] Kotak surat virtual mirip dengan kotak pos, tetapi biasanya menyediakan jasa tambahan, seperti pemindaian atau pengantaran.

Jumlah kotak pos yang tersedia di sebuah kantor pos biasanya bervariasi. Kantor pos di wilayah kecil biasanya hanya memiliki kurang dari 100 kotak, sementara kantor pos di kawasan distrik bisnis pusat biasanya memiliki lebih dari 200.000 kotak pos.^{[butuh rujukan]}

Kotak pos biasanya ditempel di dinding kantor pos, baik dinding yang ada di luar ruangan atau di dalam ruangan, sehingga pegawai dapat memasukkan surat ke dalam kotak, sementara pemegang kunci (sejumlah kotak pos tua menggunakan piringan kombinasi bukannya kunci) dapat membuka kotak posnya di lobi atau di luar kantor untuk mengambil surat yang ada di dalamnya.

Di sejumlah kantor pos di Amerika Serikat, lobi kotak pos dibedakan dengan lobi umum, sehingga dapat dibuka lebih lama daripada lobi umum yang ditutup setelah jam kerja berakhir. Di Amerika Serikat sejak dekade 1980-an, di wilayah perkotaan, kantor pos tidak membuka lobi kotak pos semalaman, karena gelandangan biasa menggunakannya sebagai tempat bernaung sewaktu malam. Sehingga sejumlah lobi kotak pos hanya dapat diakses setelah jam kerja oleh pelanggan yang telah diberitahu kode keypad dari pintu lobi tersebut. Selain itu, sejumlah kantor pos terletak di fasilitas umum, seperti pusat perbelanjaan, sehingga hanya dapat diakses saat fasilitas tersebut dibuka.

Jika sebuah parsel tidak dapat dimasukkan ke dalam kotak pos, maka pegawai akan meninggalkan catatan di kotak pos tersebut untuk memberitahu bahwa pelanggan dapat mengambil parsel tersebut di konter. Di sejumlah kantor pos, sebuah kunci dari kotak pos yang lebih besar akan dimasukkan ke dalam kotak pos yang tidak dapat memuat parsel yang berukuran besar. Biasanya, setelah kunci tersebut digunakan untuk membuka kotak pos yang lebih besar, kunci tersebut tidak dapat lagi dicabut, dan kotak tersebut tidak dapat lagi dikunci. Sebuah catatan juga akan dimasukkan ke dalam kotak untuk memberitahu ada cash on delivery (COD) dan surat tercatat yang harus ditandatangani.

Pada tahun 2011, United States Postal Service memulai program percobaan bernama "gopost"^[4] yang bertujuan untuk memasang kotak yang lebih besar guna menangani pengambilan paket dari kantor pos yang tidak berpegawai. Sebuah kotak dapat digunakan oleh beberapa pelanggan, karena adanya integrasi komputer yang dapat menerima kode pengantaran.^[5][6] Sistem ini menggunakan U.S. Patent 6,690,997, yang diterbitkan pada tanggal 10 February 2004 untuk Michael A. Rivalto.^{[butuh rujukan]} Deutsche Post lalu memulai konsep serupa bernama Packstation pada tahun 2001.

Amazon Locker yang dimulai pada tahun 2011 juga merupakan fasilitas pengantaran (dan pengembalian) satu kali pakai untuk parsel yang dikirim ke atau dari perusahaan.

Hingga tahun 2012, pengantaran paket ke kotak pos milik USPS tidak dapat dilayani oleh perusahaan swasta seperti UPS, FedEx, dsb. Pada tahun 2012, Postal Service memperkenankan layanan Alamat Lengkap P.O. BOX yang memungkinkan penyewa kotak pos untuk mengkombinasikan alamat lengkap dari kantor pos di mana kotak posnya berada dengan nomor kotak posnya untuk menjadi sebuah alamat lengkap, sehingga perusahaan swasta dapat mengirim paket ke kotak pos tersebut.^[7][8][9] Sebuah publikasi industri persuratan menyebut layanan baru ini sebagai "sebuah layanan yang bagus untuk orang yang telah memiliki kotak pos dan tidak ingin paketnya dikirim langsung ke rumahnya."^[10]

Pelanggan yang menerima banyak surat juga dapat menggunakan "tas terkunci", yang diberi nomor sebagaimana kotak pos. Di Amerika Serikat, layanan ini disebut sebagai jasa panggilan, dan nomor yang diberikan biasanya disebut nomor panggilan, walaupun surat biasanya dialamatkan ke "PO BOX (nomor panggilan)."^[11]

Tiap negara memiliki aturan tersendiri mengenai bagaimana seseorang dapat mengambil surat di sebuah kotak pos. Sejumlah negara, seperti Amerika Serikat dan Britania Raya, mewajibkan satu atau lebih bentuk identifikasi. Tidak semua negara menawarkan kotak pos.

Di Amerika Serikat, dua bentuk identifikasi diperlukan saat ingin menyewa kotak pos, salah satunya foto diri.

Sejumlah negara menawarkan beberapa macam kotak pos untuk berbagai keperluan berbeda. Makin banyak perusahaan swasta yang menyediakan jasa mirip seperti kotak pos dengan nama pengantaran surat.

Di Namibia, kotak pos merupakan satu-satunya bentuk pengantaran surat ke perorangan. Suatu permukiman kecil biasanya difasilitasi satu blok kotak pos untuk disewa. Di Windhoek, blok kotak pos dapat ditemui di seantero kota, tidak hanya di kantor pos, tetapi juga dapat ditemui di pusat perbelanjaan, kawasan pejalan kaki, dan tempat umum lainnya.

South African Post Office juga menyediakan kotak pos untuk disewa. Kotak pos biasanya diletakkan di dalam atau di dekat kantor pos. Di kawasan perkotaan, juga tersedia layanan pengantaran surat dari kotak pos ke rumah. Di kawasan pedesaan, kotak pos biasanya disewakan tanpa biaya, terutama apabila tidak ada layanan pengantaran ke rumah di kawasan tersebut. Nomor kotak pos dan kode pos untuk satu kawasan yang sama dapat berbeda. Layanan tas terkunci juga tersedia untuk pelanggan yang menerima banyak surat.

Kamerun juga menyediakan kotak pos di beberapa provinsi, seperti Kumba, Yaoundé, Duoala, Bamenda, dsb.

Di Hong Kong, kotak pos tersedia dalam dua ukuran, dan diletakkan di sejumlah kantor pos di seantero Hong Kong.

Di Jepang, kotak pos tersedia di sebagian besar kantor pos. Tidak ada biaya yang dikenakan dalam menyewa kotak pos, tetapi penyewa harus mengambil surat dari dalam kotak posnya secara reguler (sebisa mungkin tiap hari), dengan jangka waktu penyewaan minimal 6 bulan.^[12]

Di Filipina, kotak pos tersedia di sejumlah kantor pos. Kotak pos, yang juga disebut sebagai kotak kunci, tersedia dalam tiga ukuran, yakni kecil, sedang, dan besar.^[13]

Di Korea Selatan, kotak pos tersedia dalam satu ukuran di sejumlah kantor pos. Tidak ada biaya yang dikenakan untuk menyewa kotak pos, tetapi penyewa harus mengambil surat dari dalam kotak pos minimal sebulan sekali. Kotak pos hanya dapat disewa oleh orang yang memiliki identitas valid, cap untuk menerima surat tercatat, dan membayar biaya kunci (biasanya sekitar 10,000 won). Ruang kotak CPO Seoul adalah satu-satunya kotak pos di Korea yang menggunakan sistem penerimaan surat otomatis penuh.^[14]

Di Australia, kotak pos tersedia dalam lima ukuran, yakni kecil, sedang, besar, ekstra besar, dan A4. Kotak-kotak pos berukuran berbeda ini biasanya ditempel di dinding tanpa pola tertentu. Terdapat juga tas pribadi berkunci yang tersedia dalam dua ukuran, yakni kecil dan besar.^[15]

Kotak pos dan tas pribadi berkunci dapat dikombinasikan.^[15]

Di Selandia Baru, terdapat dua ukuran kotak pos, yakni besar dan kecil. Terdapat juga layanan tas pribadi. Biaya sewa dibayar setahun sekali di muka.^[16]

Di Austria, kotak pos tersedia dalam satu ukuran, namun dengan empat versi, yakni:

1. Hanya kiriman yang dialamatkan ke kotak pos yang akan dimasukkan ke dalam kotak pos,
2. Semua kiriman yang dialamatkan ke alamat pelanggan dan kotak posnya akan dimasukkan ke dalam kotak pos,
3. Sama seperti nomor 1, namun untuk organisasi bisnis,
4. Sama seperti nomor 2, , namun untuk organisasi bisnis, – keempatnya tersedia di semua kantor pos di Austria.^[17]

Hanya surat yang dikirim dengan Austrian Post yang dimasukkan ke kotak pos milik Austrian Post,^[18] namun ada juga perusahaan swasta yang menawarkan jasa serupa.

Di Britania Raya, siapapun yang ingin menyewa kotak pos Royal Mail harus membawa dokumentasi untuk membuktikan alamat rumah atau bisnisnya.

Di Kanada dan Amerika Serikat, kotak pos tersedia dalam lima ukuran, yakni A, B, C, D, dan E. Kotak pos secara umum tersedia di semua kantor pos di seantero Amerika Serikat.

Di Amerika Serikat, kotak pos biasanya disediakan oleh United States Postal Service (USPS). Kotak-kotak pos biasanya disusun dari kotak paling kecil di atas hingga kotak paling besar di bawah. Dua ukuran kotak pos terbesar juga dapat diatur sebagai laci. Untuk menyewa kotak pos, ada dua bentuk identifikasi yang diperlukan, salah satunya foto diri. Hal ini juga berlaku untuk orang yang ingin berbagi kotak posnya dengan orang lain. Kantor pos tidak akan mengirim surat dari sebuah kotak pos hingga kotaknya ditutup, dan kemudian setelah kotaknya ditutup, semua surat hanya akan dikirim ke salah satu alamat dari semua alamat yang ada di dalam kotak pos tersebut. Sebagai bagian dari perjanjian untuk menyewa kotak pos, jika kotak pos tersebut digunakan untuk berbisnis, maka kantor pos akan memberitahu alamat lengkap dari penyewa, jika memang diminta.

Hingga tahun 2012, hanya barang yang dikirim melalui USPS yang dapat dimasukkan ke dalam kotak pos milik USPS. Namun, sebuah layanan yang disebut Alamat Lengkap telah dimulai untuk mengubah hal tersebut. Setelah formulir izin telah diisi oleh penyewa kotak, layanan Alamat Lengkap memungkinkan perusahaan swasta, seperti United Parcel Service (UPS) atau FedEx, untuk mengirim barang ke hasil modifikasi dari alamat kantor pos di mana kotak tersebut berada. Setelah kantor pos menerima barang tersebut, maka petugas akan meletakkannya di kotak pos yang dimaksud, atau jika barangnya berukuran besar, maka akan diperlakukan sebagaimana jika barang tersebut dikirim via USPS. (Sejumlah kantor pos juga memiliki loker penyimpanan.) Hanya kantor pos tertentu yang menawarkan layanan Alamat Lengkap, dan bahkan jika menawarkan layanan terebut, belum tentu tersedia untuk semua penyewa kotak posnya (contohnya karena kotak pos tersebut disewa secara gratis). Batasan terhadap barang yang dikirim lewat layanan ini juga sama seperti batasan terhadap barang yang dikirim melalui USPS. Pada beberapa kasus, kiriman memerlukan waktu tambahan sebanyak satu hari untuk diantar, dan layanan ini bukanlah layanan pengiriman satu malam. Selain itu, liburan federal yang tidak dijalani oleh perusahaan swasta juga dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman. Jika sebuah barang dikirim ke Alamat Lengkap yang salah, maka barang tersebut akan dikembalikan ke pengirimnya.

Alamat Lengkap ini berupa alamat kantor pos yang ditambah dengan nomor dari kotak pos yang dituju. Contohnya, di El Centro, California, kantor posnya terletak di 1598 Main Street. Sehingga, untuk P.O. BOX 9975 (hanya contoh), Alamat Lengkapnya adalah 1598 Main Street Unit 9975, El Centro, California. Secara nasional, lima digit pertama dari kode pos dapat disamakan atau tidak dengan alamat kotak pos, sementara empat digit terakhir selalu berbeda secara virtual. Kode pos untuk 'Alamat Lengkap' (bukan alamat kotak pos) dari semua kotak pos di sebuah kantor pos adalah sama, kecuali pada beberapa kantor pos besar di Amerika Serikat.

• Bis surat – digunakan untuk mengirim surat.

• Royal Mail’s PO Box product and pricing webpage