בלט בהיעדרו מהפורום נשיא פוליןאנדז'יי דודה, אשר ביטל את השתתפותו כשבועיים לפני הטקס לאחר שלא אושרה בקשתו לנאום בטקס המרכזי, בטענה שיוצג הנרטיב הרוסי באשר למלחמת העולם השנייה[4]. ככל הנראה על רקע דומה, ברגע האחרון נשיא ליטא, גיטנאס נאוסדה, ביטל את השתתפותו והוחלף על ידי יו"ר הפרלמנט הליטאי.[5]נשיא אוקראינהוולודימיר זלנסקי הגיע לישראל אך ויתר על השתתפותו בפורום, לטענתו על מנת לפנות את מושבו עבור ניצולי שואה[6].
מרבית המנהיגים המבקרים הגיעו לישראל ב-22 בינואר ויצאו ממנה למחרת. הם לנו במספר בתי מלון בירושלים.
אירועים
22 בינואר - ארוחת ערב ממלכתית לאורחים במשכן הנשיא.
23 בינואר:
העצרת המרכזית בכיכר גטו ורשה במוסד יד ושם. הנואמים בעצרת היו נשיא צרפת, הנסיך צ'ארלס מבריטניה, נשיא רוסיה, סגן נשיא ארצות הברית, נשיא גרמניה, נשיא מדינת ישראל, ראש ממשלת ישראלבנימין נתניהו, נשיא קרן פורום השואה העולמי משה קנטור, ניצול השואה ויושב ראש מועצת יד ושם הרבישראל מאיר לאו, יו"ר יד ושם אבנר שלו.
אירוח מספר כה רב של אורחים רמי דרג מחוץ לארץ בישראל בו זמנית הצריך התארגנות מיוחדות מצד מוסדות המדינה. משרד החוץ, גופים ממשלתיים נוספים, מוסד יד ושם ומשטרת ישראל פעלו בהיערכות מיוחדת על מנת לקבל את האורחים, להעבירם אל יעדיהם ולאבטח אותם בעת שהותם. משטרת ישראל פרסה לצורך אבטחת האירועים כ-11 אלף שוטרים. כבישים ורחובות רבים בירושלים נסגרו לצורך הובלת האורחים. לפרקים נסגר גם כביש 1 לצורך תנועת האורחים מנמל התעופה בן-גוריון לירושלים ובכיוון ההפוך.
האורחים התקבלו בנמל התעופה בן-גוריון, שהפעילות האווירית השוטפת נמשכה בו ללא שינוי, אך לצורך האירוע הועברה במהלכו תנועת הנוסעים בטרמינל 1 אל טרמינל 3. בשל מחסור במקום ברחבות החנייה למטוסים הועברו רבים ממטוסי האורחים לחנייה זמנית בנמל התעופה רמון בערבה[12].